FAQ - Otázky a odpovědi

Co je virtuální kancelář?

Kontaktní adresa nebo sídlo společnosti podnikatele bez jeho fyzické přítomnosti. Virtuální kancelář nahrazuje chod klasické kanceláře s minimálními náklady na provoz včetně všech důležitých funkcí – přebrání písemností a vzkazů, kontakt s veřejností, možnost schůzky s klienty.

Pro koho je virtuální kancelář určena?

• fyzickým i právnickým osobám,
• začínajícím podnikatelům,
• podnikatelům, kteří nechtějí mít sídlo společnosti v místě bydliště,
• podnikatelům, kteří nechtějí mít sídlo společnosti v prostorách, ve kterých podnikají,
• subjektům vykonávající činnost mimo kancelářské prostory či mimo republiku,
• obchodníkům a manažerům, kteří jsou neustále na cestách,
• podnikatelům, kteří chtějí zvýšit svoji prestiž,
• podnikatelům rozšiřující svoji působnost o nové regiony.

Proč umístit sídlo firmy ve virtuální kanceláři?

• úspora nákladů za chod vlastní kanceláře
• anonymita, kterou přináší podnikání v Praze
• prestiž pražské adresy
• ochrana před nečekanými, nezvanými návštěvami

Jak momu virtuální kancelář více přiblížit klasické kanceláři?

Naše virtuální kancelář nabízí klientům možnost zřízení telefonní nebo faxové linky (možno obojí). Profesionální operátorka se představí předem dohodnutým způsobem s klientem jménem jeho společnosti. Tato služba přináší dojem plně fungující kanceláře klienta vůči obchodním partnerům, či úřadům.

Musí mít obchodní firma sídlo společnosti?

Podle zákona musí mít obchodní společnost v České republice registrovanou adresu (sídlo společnosti). Místo podnikání uvádí každý podnikatel fyzická osoba OSVČ podle živnostenského zákona. Místo podnikání nemusí být stejné jako bydliště OSVČ. Místo podnikání nemusí být stejné ani s adresou provozovny OSVČ. Více viz Živnostenský zákon § 5, čl. 2) §27, čl. 3) §31, čl. 2) §46, čl. 1) odst. f) §62, čl. 1), odst. k)

Je možné využír vyrtuální kancelář jako pobočku společnosti?

Virtuální kancelář je ideálním nástrojem pro podnikatele, kteří se chystají expandovat do dalších regionů. Bez nutnosti počátečních vysokých investicí je možné prostřednictvím virtuální kanceláře získat prestižní obchodní adresu.

kdy spolňuje sídlo společnosti podmínky?

Právní předpisy České republiky obsahují podmínky, které sídlo obchodní společnosti musí splňovat. Mezi nedůležitější zákonné požadavky patří tyto povinnosti:

• zajistit v sídle společnosti přebírání písemností zasílaných na adresu společnosti
  (§31 odst. 16 Živnostenského zákona),
• zajistit v sídle kontakt společnosti s veřejností a státními orgány
  (např. §31 odst. 2 a 3 Živnostenského zákona),
• prokázat vlastnické či jiné užívací právo k prostorám, v nichž je umístěno sídlo společnosti
  (§31 odst. 2 Živnostenského zákona),
• viditelně označit sídlo své firmy názvem společnosti, včetně jejího IČ.

Jak vybrat virtuální kancelář?

V poslední době se virtuálními kancelářemi doslova „roztrhl pytel“, tudíž výběr nabízených služeb je třeba důkladně zvážit. Řada firem nabízí pod pojmem „virtuální kancelář“ pouze korespondenční adresu resp. P.O.Box. V těchto případech bývá problémem klientovu společnost kontaktovat, není řádně zajištěn příjem písemností. Jestli-že podnikatel využije těchto služeb, zároveň využije virtuální kancelář jako sídlo své firmy, může mu výběr virtuální kanceláře spíše uškodit. Profesionální provozovatel virtuální kanceláře by měl garantovat tyto činnosti:

Přebírání písemností

Zaručit řádné přebírání poštovních zásilek včetně zaslání okamžitého avíza o přijetí zásilky klientovi (pro dodržení lhůt u úředních zásilek), vedení knihy přijaté pošty po dobu smluvního vztahu s klientem, uschovávat či přeposílat zásilky přesně podle instrukcí klienta.

Kontakt s veřejností a úřady

Provozovatel virtuální kancelář musí na základě dohody s klientem zajistit kontakt společnosti s veřejností a orgány státní správy - minimálně formou evidence návštěv, přijímání vzkazů a jejich okamžitého vyřizování. Umožnit klientovi možnost využívat kancelář nebo zasedací místnost pro účely obchodních jednání.

Jak funguje přebírání poštovních zásilek?

Každá poštovní zásilka je pečlivě zaevidována v informačním systému. Předem dohodnutým způsobem, který si klient zvolí při podpisu smlouvy, je klientovy doručeno avízo o doručené zásilce s uvedením odesílatele, druhu a datu doručení zásilky, dále následuje předání či přeposlání.

Mohu přestěhovat sílo společnosti na adresu vaší virtuální kancelře?

Ano, pro tyto účely vystavujeme souhlas s umístění sídla Vaší firmy na adrese, kde sídlí naše virtuální kancelář. Tento souhlas složí ke změně sídla společnosti pro živnostenský úřad a v obchodním rejstříku. Právnická osoba, která se stěhuje z regionu do regionu, nebo má ve společenské smlouvě uvedenu přesnou adresu sídla společnosti (ulice, čp., město, PSČ) musí mít kromě souhlasu s umístěním sídla také souhlas valné hromady, na které se rozhodne o změně sídla společnosti.

Mohu zřídit sílo společnosti na adresu vaší virtuální kancelře pro nově vznikající subjekt?

Ano, pro tyto účely nově vznikajícím subjektům vystavujeme souhlas s umístění sídla Vaší firmy na adrese, kde sídlí naše virtuální kancelář.